Doku - Logistik

Während ERP die 20% gut strukturierte Firmendaten dokumentiert (siehe: Informationslogistik), steht es meistens schlecht um den unstrukturierten Rest von 80%. Wenn man ein bestimmtes Dokument sucht, ist es nicht selten unauffindbar.

Vorwiegend handelt es sich dabei um Dokumente in Papierform oder einzelne Datenfiles. Solche befinden sich, in unterschiedlichen Sprachen verfasst, in manchmal unauffindbaren Ordnern, USB-Sticks, tragbaren Laufwerken oder auf Festplatten in Rechnern. Sie schlummern dort verpackt in diversen – meistens empirisch angelegten – Verzeichnissen und Files mit individuell-kryptischen Bezeichnungen in proprietären, erfahrungsgemäss inkompatiblen Datenformaten. Zu dieser Art von Daten gesellt sich ebenfalls das gesamte undokumentierte Mitarbeiterwissen, das sich in deren Köpfen befindet. In der Regel sind solche Informationen nur durch die Ersteller auffind- und reproduzierbar. Die Trefferquote nimmt dabei im Verlauf der Zeit rasch ab.

Durch Absenzen, Weggang, Kündigung, Versetzung, Ferien, Krankheit, Militärdienst usw. sind sie dann bestenfalls zeitweilig blockiert, schlimmstenfalls verloren.

Menschen sind Individuen mit Sicherheitsbedürfnissen. Informationen werden zwecks Arbeitsplatzerhaltung oder Ausbau von Machtpositionen zurückbehalten (manipuliert). Des Weiteren verschwindet Mitarbeiterwissen aus apparativen Gründen mehr oder weniger schnell: Defekte Computer, lädierte Datenträger oder überalterte Lesegeräte, inkompatible Softwareprogramme, Beschädigung von Daten durch fehlerhafte Migration, Viren, Magnetfelder usw.

Fazit für das Unternehmen: Fehlender Zugriff bei Bedarf, hohe Kosten, um fehlende Information meist unter Zeitdruck zu beschaffen.  

Viele Unternehmen haben solche Missstände erkannt. IT sorgte für erste Ordnung und man führte ein DMS (Dokumentmanagementsystem) ein. Durch separat zugewiesene Metadaten (Dokumentarten, Suffix, etc.) kann man damit – je nach Ablage – Dokumente als Original oder als gescanntes File bzw. auf Mikrofilm wiederfinden. Doch gerade Produktdaten entziehen sich wegen fehlender Struktur, ihrer Prozessfolge, der dezentralen Entstehung sowie der rasch wechselnden Indexierungen gerne den dafür erforderlichen Aufbereitungsprozessen. Die Praxis zeigt denn auch, dass längst nicht alle Produktdaten durch DMS erfasst werden. Wie oft ist zu hören: «Ist die endlich gefundene Datei XY nun wirklich die letztgültige»?

Klar, DMS tragen zur Verbesserung des Problems bei, weisen aber Nachteile auf: Metadaten lassen bekanntlich nur grob auf den Inhalt von Dokumenten schliessen. Erst das Auge stellt fest, ob das angeklickte Dokument beim Scrollen wirklich die gesuchte Information enthält (oder unvollständig, weil ein Suchbegriff falsch interpretiert oder gar geschrieben wurde). Bei grösseren Datenbeständen bringt eine Volltextsuche mittels boolescher Verknüpfungen nicht selten eine Unzahl von Treffern, und die Auswertung kostet Zeit. Neueste Entwicklungen in der Datentechnologie (Content Management) bieten eine neue Möglichkeit, nach feinsten Strukturen zu suchen.

Da gibt es beispielsweise Fragen:

Welche Informationen fliessen in welche Dokumenten ein? Statisch oder dynamisch?

Wie steht es um die Rückverfolgbarkeit?

Wer ist für Information und wer für Dokumentation verantwortlich?

Wer besorgt die Korrekturloops und wie ist die notwendige Qualitätssicherung geregelt?

Wie lange müssen die Dokumente aus gesetzlichen Gründen vorgehalten werden können?